هل نحن بحاجة للاجتماع أم لا ؟

هل نحن بحاجة للاجتماع أم لا ؟

لطفي الرابغي

تعتبر الاجتماعات جزءاً لا يتجزأ من حياة الإنسان وهي إحدى الوقائع اليومية للمنظمات والادارات سواء كانت حكوميه او خاصه وهي جزء من المهام الإدارية للروساء والمسؤولين فيها ، وبلا شك إن الاجتماعات تستنفذ وقتاً لا بأس به من ساعات العمل ولكن في أغلب الأحيان لا يكون هناك الكثير من العمل في الاجتماعات وإن معظم الوقت الذي يستغرقه الاجتماع يتحدث فيه ألاشخاص حول ما ينبغي عليهم أن يفعلوه بدلاً من أن يفعلوه وما لم تكن الاجتماعات وسيلة فعالة للاتصال وجها لوجه، بين فردين أو مجموعه من الافراد وذلك لتحقيق هدف معين فقد تصبح مضيعة للوقت وسبباً من أسباب الهدر في تلك المنظمات والادارات

وعلى الرغم من ذلك تعد الاجتماعات ضرورة في معظم أماكن العمل وقد تكون الاجتماعات حقاً فعالة وممكن أن تحقق الكثير من الانجازات إذا جرت على النحو الصحيح والمناسب . فإن الاجتماعات كغيرها من المهام الإدارية لها مقومات للنجاح ولتحقيق الأهداف المرجوة منها لذا هناك بعض الطرق التى تتعلق بكيفية استغلال هذا القناه المهمه من قنوات الاتصال وان تكون الاجتماعات على نحو أكثر فعالية .

فالتحضير الجيد للاجتماع وحسن إدارة الاجتماع واختيار الكفاءات للمشاركه في الاجتماع وتحديد الأهداف ومتابعة تطبيق القرارات والتعليمات الصادرة عن الاجتماع وعدم الابتعاد عن موضوع الاجتماع هي من اهم اسباب نجاح الاجتماعات
إن الاجتماع الناجح هو ذلك الذي يتركه الجميع وهم يشعرون بأنهم مشاركون في صنع القرارات والاهداف مما يعطيهم التحفيز والحماس للاجتهاد في تنفيذها وتحقيق الاهداف اما الاجتماع الفاشل فهو الذي تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة . لذا علينا قبل أن نشرع في التخطيط لأي اجتماع أن نطرح سؤالاً: هل نحن بحاجة للاجتماع أم لا؟